为了确保公司与供应商之间的合作关系更加规范和高效，同时保障供应链的稳定性和透明度，特制定本《供应商档案管理制度》。本制度旨在明确供应商档案管理的具体流程及标准，为公司的采购决策提供可靠依据。

一、档案建立

在与供应商初次合作前，需对其进行全面评估并建立详细的档案资料。档案内容应包括但不限于以下信息：

- 供应商的基本信息（如公司名称、注册地址、联系方式等）；

- 产品或服务的相关资质证明文件；

- 过往合作经历及客户评价；

- 财务状况报告；

- 生产能力及技术实力描述。

二、档案更新

随着业务的发展变化，供应商档案也需定期更新以保持其时效性。每次与供应商进行新的交易后，应及时将最新的合作情况记录入档；对于发现的问题或者改进点，则要立即修正并存档备查。

三、档案保管

所有供应商档案均需妥善保存，并采取必要的安全措施防止泄露或丢失。建议采用电子化管理系统来存储这些重要数据，便于查询和管理的同时也能减少纸质文档带来的不便。

四、档案使用

只有经过授权的人员才能查阅相关档案，且必须遵守保密原则。当需要参考某位供应商的历史表现时，可以从中获取客观公正的信息支持决策过程。

五、档案销毁

对于不再合作或者已经退出市场的供应商，其档案应在一定期限之后按照规定程序予以销毁处理，避免造成不必要的麻烦。

通过实施上述管理制度，我们能够更好地管理和优化供应链资源，促进企业持续健康发展。希望全体员工严格按照此制度执行，共同维护良好的商业伙伴关系！

以上就是关于《供应商档案管理制度》的内容概要，请各位同事认真阅读并严格执行。如果有任何疑问或建议，请随时向相关部门反馈沟通！