尊敬的[收件人姓名或称谓]：

您好！

本函旨在就[具体事项或背景]向您作出详细说明。为确保双方对相关事宜有清晰一致的理解，特此以书面形式阐述如下内容。

一、背景概述

简要介绍本次说明函的背景信息，包括事件的发生时间、地点、涉及的主要人物及当前状况等。例如：“近期由于[具体原因]，导致[具体问题]出现。为妥善解决该问题并维护双方权益，现需进一步明确相关细节。”

二、具体说明事项

针对上述背景中的核心问题，逐一列出需要澄清的内容，并附上相应的依据和支持材料。每一点应尽量简洁明了，避免冗长复杂的表述。例如：

- 第一项说明：[具体内容]

- 第二项说明：[具体内容]

同时，可根据实际情况添加必要的图表、数据或其他辅助资料，以便增强说服力和可信度。

三、后续行动计划

在明确了现有情况后，提出下一步的具体措施或建议。这一步骤非常重要，因为它体现了解决问题的决心与诚意。比如：“基于以上分析，我方计划采取以下行动……”或者“希望贵方能够配合完成以下工作……”。

四、联系方式

最后，请提供您的联络方式（如电话号码、电子邮箱地址等），方便对方如有疑问时及时沟通交流。

感谢您抽出宝贵的时间阅读本函。我们期待与您携手合作，共同推进[项目名称/目标达成]。若有任何未尽事宜，请随时联系我方工作人员。

祝商祺！

此致

敬礼

[发件单位全称]

[发件人姓名]

[职务]

[日期]

以上即为一份通用的说明函模板，您可以根据实际需求调整格式和内容。希望它能帮助您高效地传达信息并有效解决问题！