会议纪要编制程序

一、目的

为了规范公司各类会议的记录和整理工作，提高信息传递效率，特制定本程序文件。

二、适用范围

适用于公司所有部门及分支机构组织的正式会议。

三、职责分配

1. 主持人：负责会议的整体安排，并指定专人负责记录。

2. 记录员：负责详细记录会议内容，包括但不限于议题讨论、决议事项等。

3. 办公室：负责将最终确认的会议纪要归档保存，并分发至相关人员。

四、操作步骤

1. 会前准备

- 确定会议时间、地点及参会人员名单。

- 准备好必要的会议资料和设备（如投影仪、白板等）。

2. 会议进行中

- 主持人开场，明确会议主题与目标。

- 记录员全程记录会议过程中的关键点，特别是决策事项和个人意见。

- 鼓励开放讨论，但需控制发言时间避免冗长。

3. 会后处理

- 会议结束后立即整理初步记录，形成初稿。

- 将初稿提交给主持人审核，确保无遗漏或错误。

- 审核通过后，由办公室发布正式版会议纪要，并存档备案。

4. 存档与分发

- 正式会议纪要应至少保存五年以上。

- 按照部门需求发送电子版或打印版给相关人员。

五、注意事项

- 所有记录必须真实客观，不得随意添加或删减内容。

- 对于敏感信息，需采取适当保密措施。

- 如遇特殊情况未能及时完成记录，需说明原因并尽快补全。

以上就是关于“会议纪要编制程序”的简单介绍。通过这样的程序文件，不仅能够保证每次会议都有据可查，还能有效提升团队协作效率。希望各位同事能够严格按照此流程执行，共同促进公司健康发展！

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请注意，这只是一个基础版本的例子，实际应用时可以根据具体情况进行调整优化。