为规范公司各类文件的管理流程，提升信息传递效率，确保文件的安全性、完整性与可追溯性，特制定本《公司文件管理制度》。本制度适用于公司内部所有部门及员工在文件的起草、审批、发布、归档、保存、调阅和销毁等环节中的管理工作。

一、文件分类与编号

1. 公司文件分为以下几类：

- 行政类文件：如会议纪要、通知、公告、规章制度等；

- 业务类文件：如项目计划、合同、方案、报告等；

- 财务类文件：如预算、报销单、审计资料等；

- 人事类文件：如员工档案、招聘资料、绩效考核表等；

- 技术类文件：如技术文档、操作手册、研发资料等。

2. 所有文件均需进行统一编号，编号规则由行政部统一制定并发布，确保文件的唯一性和可识别性。

二、文件起草与审批

1. 文件起草人应根据实际工作需要，明确文件内容、目的、适用范围及责任人。

2. 文件起草完成后，须提交至相关负责人进行审核与签发，确保内容准确、格式规范、权限清晰。

3. 重要文件需经公司管理层或相关部门负责人会签后方可正式发布。

三、文件发布与传达

1. 经审批通过的文件，由行政部统一发布，并根据文件性质确定发放范围。

2. 电子版文件应通过公司内部系统或指定平台进行分发，纸质文件则按需打印并加盖“受控”印章。

3. 文件发布后，相关部门应及时组织学习或培训，确保相关人员了解并执行相关内容。

四、文件归档与保存

1. 所有已发布的文件均需进行归档管理，包括电子档案和纸质档案。

2. 归档文件应按照类别、时间、部门等进行分类存放，便于查阅与管理。

3. 纸质文件应存放在专用档案室，电子文件应备份至公司服务器或云存储平台，确保数据安全。

五、文件调阅与使用

1. 文件调阅需经相关责任人批准，未经授权不得擅自查阅或复制。

2. 外部人员调阅公司文件，须经公司高层批准，并签署保密协议。

3. 使用文件时应保持文件完整，不得随意涂改、撕毁或丢失。

六、文件更新与废止

1. 随着公司发展或政策变化，部分文件可能需要修订或废止。

2. 文件修订应由原起草部门提出申请，经审批后重新发布。

3. 废止文件应及时从系统中移除，并做好记录，防止误用。

七、文件销毁

1. 对于已失效或不再使用的文件，应按规定进行销毁处理。

2. 销毁前需填写《文件销毁申请表》，经相关部门负责人签字确认。

3. 纸质文件应进行碎纸处理，电子文件应彻底删除并清空回收站。

八、附则

1. 本制度由公司行政部负责解释与修订。

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过本制度的实施，公司将实现对文件的科学化、规范化管理，提高整体运营效率，保障公司信息安全与合规运作。