【企业合同档案管理办法(6页)】为规范企业合同档案的管理，确保合同资料的完整性、安全性与可追溯性，提高合同管理效率，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于企业所有涉及合同签订、履行、变更、终止等环节的合同档案管理。包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同、劳动合同等各类合同文本及相关附件。

二、合同档案管理职责

1. 合同管理部门负责合同的归档、保管、调阅及销毁等工作。

2. 法务部门负责合同内容的合法性审查，并协助合同管理部门进行档案管理。

3. 业务部门应配合合同管理部门完成合同资料的提交与归档工作。

4. 档案管理部门负责对合同档案进行统一编号、分类、存储和维护。

三、合同档案的归档要求

1. 所有合同在签署后5个工作日内，由经办人将合同原件及相关材料交至合同管理部门。

2. 归档材料应包括：合同正本、补充协议、往来函件、审批单、履约记录等。

3. 合同管理部门应对归档材料进行核对，确认无误后办理登记手续，并按编号归类存放。

四、合同档案的保管与安全

1. 合同档案应存放在专用档案柜或电子档案系统中，确保环境干燥、通风、防潮、防火、防盗。

2. 重要合同档案应建立备份机制，防止因意外情况导致资料丢失。

3. 合同档案管理人员应定期检查档案保存状况，发现问题及时处理。

五、合同档案的调阅与使用

1. 合同档案的调阅需填写《合同档案调阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。

2. 外部单位或个人如需调阅企业合同档案，须提供合法授权证明，并经公司管理层审批。

3. 调阅过程中应做好登记，确保档案使用过程可追溯。

六、合同档案的销毁与移交

1. 合同档案在达到保管期限后，由合同管理部门提出销毁建议，报请公司领导审批。

2. 销毁前应进行清点、登记，并由两人以上共同监督执行。

3. 需要移交的合同档案应按照相关规定办理交接手续，确保档案流转有序、责任明确。

七、附则

1. 本办法由企业合同管理部门负责解释。

2. 本办法自发布之日起施行，原有相关制度与本办法不一致的，以本办法为准。

本办法共分为六页，涵盖合同档案管理的各个环节，旨在为企业提供一套系统、规范、高效的合同档案管理体系，助力企业依法合规经营。