在商业活动中，投标回函是一种重要的沟通工具，用于正式确认或拒绝投标邀请。一份清晰、专业的投标回函不仅能够体现公司的专业形象，还能确保信息传递准确无误。以下是制作投标回函时的一些关键点和格式建议：

一、标题与抬头

- 使用“投标回函”作为文件标题，简洁明了。

- 抬头：在标题下方添加收件人的公司名称及地址，以便明确信函的接收方。

二、开头部分

- 称呼：以“尊敬的[对方公司名称]”开头，表示对收件方的尊重。

- 引言：简要说明来函目的，例如：“关于贵司发出的[具体项目名称]投标邀请，我司现正式回复如下。”

三、正文内容

1. 确认或拒绝投标

明确表达是否接受投标邀请，如：“经过慎重考虑，我司决定参与本次投标。”或“遗憾地通知贵司，我司无法参与此次投标。”

2. 详细说明理由（如适用）

如果选择不参与投标，可以简述原因，比如：“由于资源限制/时间安排冲突等原因，我司暂时无法满足该项目需求。”

3. 附上必要附件

如需提交相关材料，请在此处注明：“随函附上我司资质证明及相关资料供审核。”

4. 联系方式

提供进一步沟通的方式，包括联系人姓名、电话号码以及电子邮箱地址，便于后续交流。

四、结尾部分

- 感谢语：例如：“感谢贵司给予的机会，期待未来能有更多合作可能。”

- 落款：写上发函单位全称，并由授权代表签名或盖章。

五、格式规范

- 使用正式字体（如宋体或微软雅黑），字号保持一致；

- 段落分明，每段之间留空一行；

- 避免错别字或语法错误，保证语言流畅；

- 根据需要调整页边距，使整体布局美观大方。

通过遵循以上结构和注意事项，您可以轻松撰写出一份既符合标准又独具特色的投标回函。这样的文档不仅能有效传达您的立场，还能够在竞争激烈的市场环境中为贵公司赢得良好印象。